常見問題

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  • 一般問題

    1. 我怎樣才知道我是否參與局/部門或政府物流服務署的現有供應商?

    你可以聯絡我們的熱線,查詢你是否已是參與局/部門或政府物流服務署的現有供應商。

     

    電子採購熱線

     


    2. 我是其他政府部門的供應商,該參與局/部門會否與其他政府部門共用我的資料?

    供應商的資料只會供參與局/部門使用。如果你與其他政府部門有商務往來,你必須透過相關部門的既定渠道,提供他們所需的資料。

     


    3. 「電子採購計劃」所提供的電子服務和由政府物流服務署推行的「電子投標箱」有何不同?

    「電子採購計劃」所提供的電子服務,是供各供應商和參與局/部門利用電子方式採購價值不超逾140萬港元的貨品和非建築服務,以及不超逾300萬港元的顧問服務。「電子投標箱」的設計,則主要用來處理政府物流服務署的招標項目。

     


    4. 我想知道更多有關UNSPSC代碼的資訊。

    UNSPSC代碼是一個全球性、跨產業的電子商貿公開標準,能便捷而準確地把產品分類和予以識別,以更有效和有意義的方式來規範市場資訊和採購統計,從而方便分析採購趨勢和要求。你可參考其網站,以了解詳情。

     

    UNSPSC網站

     


    5. 「電子採購計劃」所提供的電子服務安全嗎?

    「電子採購計劃」所提供的電子服務均能符合政府資訊科技系統所沿用的安全指引和認證框架的規定。敏感資料於傳輸和儲存時,會根據既定的指引和程序予以加密及監控保護。此外,我們亦會實施其他措施,包括權限控制、監察記錄及定期安全審查,以確保系統和資料的安全。

     


    6. 其他供應商/承建商是否可以從電子採購系統中得悉我的報價資料?

    電子採購系統會符合政府的安全指引和認證框架的規定,只有獲政府授權的人士才可得悉供應商/承建商的報價。此外,供應商/承建商方面亦應妥善保存自己的資料(如把文件檔案加密或以密碼保護),盡量減少風險,以確保資料的安全。有關資訊安全的詳情,請參閱資訊安全網網站。

     

    資訊安全網網站

     


    7. 「電子採購計劃」所提供電子服務對系統的要求?

    你可以在個人電腦上接達互聯網,以使用電子服務。系統的最低要求詳情,請參閱使用「香港政府一站通」的系統需求。

     

    使用「香港政府一站通」的系統需求

     


    8. 如果我對「電子採購計劃」及其相關電子服務有問題,我可以怎樣做?

    如有任何查詢,請聯絡我們的熱線。

     

    電子採購熱線

  • 登入帳戶

    1. 在首次登入後,是否必須更改啟動帳戶的用戶編號和個人密碼?

    基於安全理由,系統會提示供應商在首次登入後,為主帳戶持有人設立新的用戶編號和密碼。

     


    2. 是否可以多個識別碼接收報價邀請書?

    如你是主帳戶持有人,可設立最多20個子帳戶,以接收報價邀請書和提交報價。

     


    3. 如忘記密碼,應怎樣重設?

    如你是子帳戶持有人,可請主帳戶重設密碼。如你是主帳戶持有人,便須填妥“重發用戶編號及密碼申請表格”,並向電子採購計劃辦公室提交,以便辦理重設密碼手續。

     

    網上提交重發用戶編號及密碼申請表格

    下載重發用戶編號及密碼申請表格

     


    4. 如忘記帳戶名稱和密碼,該怎麼辦?

    如你是子帳戶持有人,可請主帳戶協助。如你是主帳戶持有人,便須填妥“重發用戶編號及密碼申請表格”,並向電子採購計劃辦公室提交,以便恢復你的帳戶名稱和密碼。

     

    網上提交重發用戶編號及密碼申請表格

    下載重發用戶編號及密碼申請表格

     


    5. 如無法登入電子採購系統,該怎麼辦?

    如無法登入系統,請確保用戶編號和密碼輸入正確。如果你是用數碼證書登入,請確保你上載的數碼證書已登記,並輸入正確的電子證書啟動密碼。你也可查看網上的常見問題,或致電我們的熱線查詢。

     

    電子採購熱線

    遇上登入問題?

     


    6. 本公司易名,應如何在系統更新?

    如供應商名稱有所改變,便須填妥“更改資料申請表”,並向電子採購計劃辦公室提交,以便作出修訂。

     

    網上提交更改資料申請表

    下載更改資料申請表

     


    7. 主帳戶持有人已不再是本公司員工,應如何更改帳戶資料?

    你須填妥“重發用戶編號及密碼申請表格”,並向電子採購計劃辦公室提交,以便中止該帳戶。

     

    網上提交重發用戶編號及密碼申請表格

    下載重發用戶編號及密碼申請表格

     


    8. 如果我的子賬戶人員離開了該職位,我該怎樣處理?

    當子賬戶用戶離職後,主賬戶持有人應及時關閉該用戶的電子賬戶服務。(詳情請參考《更新公司資料及聯絡名單》用戶手冊)。

     


    9. 如何確保能透過報價邀請,獲取所有相關資訊?

    你應使用“公司簡介資料管理”功能,更新貴公司的簡介資料,並使用“帳戶管理”功能,更新所有用戶帳戶的電郵聯絡方法。

     


    10. 主帳戶與子帳戶有何分別?

    請參閱以下表格 :

      主帳戶 子帳戶
    更改公司資料 可以 不可以
    更改公司組織和職員資料 可以 不可以
    開立 / 管理聯絡人名單 可以 可以(如果已授予“修改聯絡人”權限。)
    管理所有帳戶 可以 不可以
    更改公司業務狀況 可以 可以(如果已授予“修改業務狀況及電子目錄”權限。)
    電子目錄 可以 可以(如果已授予“修改業務狀況及電子目錄”權限。)
    查看和下載報價邀請 可以 可以
    網上報價 可以 可以(如果已授予“提交報價”權限。)
    查看和回應澄清報價要求 可以 可以(如果澄清報價要求發送到該帳戶。)
    接收採購訂單 可以 可以
    查看採購訂單 可以 可以(如果已授予“開立發票”權限,該帳戶能夠查看所有採購訂單。否則,該帳戶只能査看發送給自己的採購訂單。)
    檢視發票 可以 可以(如果已授予“檢視發票”權限,該帳戶能夠查看所有發票。否則,該帳戶只能査看發送給自己相關採購訂單的發票。)
    新增電子發票 可以 可以(如果已授予“開立發票”權限。)
    接收電子發票通知 可以 可以(如果已授予“接收電子發票通知”權限。)
  • 「智方便」

    1. 「智方便」是什麼?

    「智方便」流動應用程式提供一站式個人化數碼服務平台,讓用戶以智能方式,更方便地利用個人流動電話登入及使用網上服務。詳情請瀏覽"www.iamsmart.gov.hk"

     


    2. 我怎樣才能用「智方便」登入電子採購系統?

    你必須先在電子採購系統把你的帳戶綁定「智方便」才能使用「智方便」登入。詳情請參閱用戶手册《適用於非工程採購》-> 《登入電子採購系統》,了解綁定「智方便」的方法。

     


    3. 我可以在電子採購系統使用「智方便」?

    所有非工程採購供應商的帳戶,只要主帳戶持有人允許,均可使用「智方便」登入系統。

     


    4. 我已登記成為「智方便」用戶,為什麼我不能把我的帳戶綁定「智方便」?

    如果你的公司屬工程採購供應商,或你未得主帳戶持有人允許,便不能綁定「智方便」。

     


    5. 我已綁定了「智方便」,為什麼我不能用「智方便」登入?

    主帳戶持有人可以隨時解除子帳戶綁定了的「智方便」。當主帳戶持有人重設子帳戶密碼、停用及或删除子帳戶時,也會自動解除綁定「智方便」。

     


    6. 如何授權子賬戶用戶使用「智方便」登入電子採購系統?

    主賬戶持有人可通過《公司簡介》-> 《聯絡人名單》功能授予子賬戶權限使用「智方便」登入電子採購系統。 詳情請參考《適用於非工程採購》-> 《更新公司資料及聯絡名單》用戶手冊。

  • 數碼證書

    1. 數碼證書的費用為多少?

    各服務提供者收費不一但費用頗低。有關詳情,請向香港郵政或電子核證服務有限公司查詢。

     

    香港郵政

    電子核證服務有限公司

     


    2. 數碼證書在公司層面簽發,還是我必須親自申請?

    公司和個人層面均可。系統同時接受團體和個人證書作登入之用。

     


    3. 現有的紙張方式會否被這種電子方式所取代? 如會,將於何時?

    不會。「電子採購計劃」同時容許人手和電子採購方式。不過,我們建議你使用電子服務,因為這可幫助你提高使用“電子商貿”的能力。

  • 技術問題

    1. 如要使用電子採購系統所提供的電子服務,需要什麼軟件和設定?

    所需的軟件和設定如下:

      電子採購系統所需的設定
    操作系統和瀏覽器 請參考載列於「香港政府一站通」網上服務的系統需求網頁的操作系統及瀏覽器組合
    使用 TLS 1.1 及 TLS 1.2 通訊協定 功能已啟用
    爪哇描述語言(JavaScript) 功能已啟用
    Cookies 功能已啟用
    Adobe Reader 8.0 或以上

    「香港政府一站通」網上服務的系統需求

     


    2. 電子採購系統的電子服務採用什麼方法認證?

    電子採購系統的電子服務採用以下方法認證:

    (a)用戶編號和密碼;以及

    (b)用戶編號和數碼證書;以及

    (c)「智方便」。

     


    3. 電子採購系統支援哪類數碼證書?

    電子採購系統的電子服務支援下列數碼證書作登入之用:

    個人數碼證書

    - 香港郵政電子證書(個人)

    - 電子核證個人 ID-Cert 類別一

    機構數碼證書

    - 香港郵政電子證書(機構)

    - 電子核證機構 ID-Cert 類別二

    - 電子核證機構 ID-Cert 類別五

     


    4. 當我透過Adobe Reader檢視採購訂單上的數碼簽署時,出現了「有效性不詳」的訊息。我該怎麼辦?

    Adobe Reader不確認香港郵政發出的電子證書,所以顯示該訊息。下文說明檢視數碼簽署及電子證書的步驟:

    1. 滑鼠右擊“由“XXXXXX”簽署”然後選擇“驗證簽名”

    滑鼠右擊“由“XXXXXX”簽署”然後選擇“驗證簽名”

    2. 按“簽名內容”;

    3. 按“顯示認證”;

    4. 在“簽發者”顯示“Hongkong Post e-Cert CA 1”。

    在“簽發者”顯示“Hongkong Post e-Cert CA 1”。

     

    為避免再次出現,你可以對Adobe Reader進行設定,以便確認香港郵政發出的電子證書。下文說明設定Adobe Reader 8.x的步驟,其他較新的版本亦可能須作類似設定。

    1. 請登入香港郵政網頁,按指示下載香港郵政根源證書:

    香港郵政根源證書

    請登入香港郵政網頁,按指示下載香港郵政根源證書

    2. 啟動 Adobe Reader(版本 8.x),從清單上選取“文件”->“管理信任的身分”;

    3. 按“新增連絡人”然後再按“瀏覽”;

    4. 選取從香港郵政網頁所下載的證書檔案,然後按“開?”;

    5. 在“連絡人”欄內選取“Hongkong Post e-Cert CA1”根源證書;

    6. 在“證書”欄內選取“Hongkong Post e-Cert CA1”根源證書,然後按“信任”;

    7. 在“信任”欄內選取“簽名且作為信任的根”和“認證的文件”,然後按“確定”;

    8. 按“讀入”,然後按“確定”完成設定;

    按“讀入”,然後按“確定”完成設定;

    9. 重復步驟3至8,以確定信任“Hongkong Post Root CA1”根源證書。

  • 下載報價規格

    1. 我可從電子採購系統下載和取得什麼文件/報價說明?

    如獲邀某項報價,你會收到系統發出的電子通知。電子採購系統可讓你查閱報價通知及下載報價規格。你也可以在網上提交你的報價。

     


    2. 如何尋找報價邀請書?

    你可點擊邀請通知書的超連結,然後登入電子採購系統,或透過入門網站,直接登入電子採購系統。

     


    3. 為什麼我找不到報價邀請書?

    如你未獲邀請報價,或報價邀請在超過1年之前已經截止,便不會找到報價邀請書。

     

  • 網上報價

    1. 透過電子採購系統提交報價,上載文件容量有沒有上限?

    提交報價時,總文件容量的上限為12MB。電子採購系統將不會接受任何報價文件超過此上限。電子採購計劃辦公室將參照電子交易的需要,定期檢討此上限。

     


    2. 網上報價功能可接受什麼類型的文件?

    網上報價功能在這個階段可接受的文件類型包括 - Adobe Acrobat(.PDF)和微軟辦公室檔案(.doc、.docx、.xls和.xlsx)。電子採購計劃辦公室將參照電子交易的需要,定期檢討文件類型。你必須確保透過電子採購系統所提交的文件沒有病毒,不包含任何巨集,不設定唯讀及密碼保護。

     


    3. 如果任何一個報價文件中發現病毒,電子採購系統會否清理病毒或通知我們發送另一個無病毒的文件呢?

    電子採購系統將不會開啟任何有病毒的文件,也不會通知供應商有關這類問題。這是供應商的責任,以確保所提交的文件沒有病毒。在提供報價時,若發現資料受病毒污染,所提供的報價將被視為無效,並且不會進一步處理。

     


    4. 我是一個主帳戶持有人,有20個子帳戶,我們會否收到相同的密碼以作電子報價?

    不會,每個報價邀請都會發送一個獨一無二的報價邀請碼給每個帳戶。請注意,提交電子報價時,你必須使用你的帳戶和報價邀請碼。

     


    5. 我是一個主帳戶持有人,如果我的子帳戶在網上提交了報價,我會否收到通知?

    會,任何一個子帳戶在網上提交了報價後,系統會發送確認電郵到主帳戶的電郵地址。

     

  • 電子發票

    1. 如何啟用電子發票功能?

    如果你是主帳戶,請登入電子採購系統及使用“帳戶管理”>“子帳戶管理”功能指派電子發票功能權限。

     


    2. 有哪類“電子發票通知”的電郵將會收到?

    在提交“電子發票”後,提交“電子發票”本人和已授予“接收電子發票通知”權限的帳戶將會收到“電子發票通知”的電郵。如果電子發票被拒絕,也會收到電郵通知。

     


    3. 電子發票子帳戶數量有什麼限制?

    電子發票是電子採購系統中的一個部份,會共用同一套帳戶,子帳戶的數量最多為20個。

     


    4. 在電子發票提交的附件大小有什麼限制?

    電子發票是電子採購系統中的一個部份,提交附件的上限同樣是12MB。電子採購系統將不會接受超過此上限的所有附件。電子採購計劃辦公室將參照電子交易的需要,定期檢討此上限。

     


    5. 在電子發票提交的附件類型有什麼限制?

    電子發票是電子採購系統中的一個部份,提交附件類型同樣是Adobe Acrobat(.pdf)和微軟辦公室檔案(.doc、.docx、.xls和.xlsx)。電子採購計劃辦公室將參照電子交易的需要,定期檢討文件類型。你必須確保透過電子採購系統所提交的文件沒有病毒,不包含任何巨集,不設定唯讀及密碼保護。

     


    6. 我如何知道電子發票被拒絕?

    當電子發票被拒絕,提交“電子發票”本人和已授予“接收電子發票通知”權限的帳戶將收到“電子發票通知”的電郵。此外,您可以登入電子採購系統檢查電子發票狀況。

     


    7. 如何處理部分付款?

    當新增電子發票時,系統將自動填寫採購訂單上未支付的數量和金額在電子發票上,你可以基於你的需要調整數量和金額。

     


    8. 發票號碼有什麼規格?

    系統接受30個字母和數字字符的發票號碼。由於電子採購預留了前置“EPS-EINV-”供內部使用,請不要使用這個前置為你的發票號碼。除此之外,便沒有其他限制。

     


    9. 如果某張發票已被拒絕,是否可以再用同一發票號碼遞交另外一張發票?

    是可以的。

     


    10. 如何處理採購卡付款的電子發票?

    只要你在電子採購系統上找到你的採購訂單,你便可以提交電子發票給我們。之後,你可以按照現有的程序去處理有關採購卡的付款。

     


    11. 電子發票結構化信息的文件格式標準是什麼?

    它是基於UBL.2.0標準作出輕微修改。

     


    12. 電子發票結構化信息渠道的傳輸標準是什麼?

    它支持OASIS ebXML Messaging Services Specification 2.0 版本的標准。 詳情可瀏覽OASIS ebXML Messaging Services Specification 2.0 版本的網站或聯絡我們的熱線。

     

    OASIS ebXML Messaging Services Specification 2.0 版本文件

    電子採購熱線

     


    13. 設立電子發票結構化信息渠道所需的硬件和軟件是什麼?

    其中一個選擇是使用Hermes Messaging Gateway 2.0(H2O)(這是香港大學開發的一個開放源代碼軟件)。有關H2O所需的硬件和軟件,可瀏覽H2O的網站或聯絡我們的熱線。

     

    Hermes Messaging Gateway 2.0(H2O)文件

    電子採購熱線

     

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覆檢日期:2022年8月

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