僱主電子報稅服務的常見問題

  • 問1.
    僱主電子報稅服務有提供甚麼服務?

    僱主可使用僱主電子報稅服務於網上提交僱主報稅表或通知書。僱主電子報稅服務下的「提交僱主報稅表/通知書」有兩項主要服務,分別為“擬備資料檔案”及 “提交”。

    1)擬備資料檔案

    (i) 於網上直接填寫

    僱主可擬備年度僱主報稅表(BIR56A/IR56B, IR6036B/IR56M)及通知書(IR56E/IR56F/IR56G)而每個資料檔案最多只可載有30份IR56表格。該資料檔案必須經在線模式提交。

    (ii)IR56表格擬備工具 

    僱主可擬備一個載有最多800份IR56B或IR56F表格的資料檔案。該資料檔案可經在線模式及混合模式提交。

    2)提交

    (i)在線模式 

    獲授權簽署人必須透過其「稅務易」帳戶提交資料檔案。

    (ii)混合模式

    僱主可指派一位人士上載資料檔案。惟獲授權簽署人必須簽署及提交由系統所匯出的核對表(附有交易參考編號及二維碼)以完成整個提交程序。如所擬備的 IR56B 資料檔案是用作年度提交,該簽妥的核對表便須連同該年度已簽妥的文本報稅表 (BIR56A) 一併提交。

  • 問2.
    我以往是使用僱主電子報稅服務的“填寫僱主報稅表”及“填寫及/或提交僱主報稅表”填寫及提交僱主報稅表。但是,新的僱主電子報稅服務下沒有了這些服務,我應如何填寫及提交僱主報稅表?

    僱主電子報稅服務已把這兩項服務合併為「提交僱主報稅表/通知書」。你可於目錄頁下選擇 “提交僱主報稅表”以使用僱主電子報税服務。

  • 問3.
    甚麼人士可以成為獲授權簽署人?

    "獲授權簽署人"指屬以下其中一個身分的人士:

    • 獨資經營業務的東主
    • 合夥業務的首合夥人
    • 法團的董事、公司秘書或經理、投資經理(只適用於開放式基金型公司)、臨時清盤人或清盤人
    • 團體的主要職員
  • 問4.
    如果沒有「稅務易」帳戶,可否使用僱主電子報稅服務?

    如經在線模式提交資料檔案,你必須是獲授權簽署人並須使用你的「稅務易」密碼、「我的政府一站通」密碼或認可的個人數碼證書,簽署及提交僱主報稅表。

    另外,獲僱主委任的任何人士(如會計職員、稅務代表),不論是否有「稅務易」帳戶,均可先經混合模式*上載資料檔案。然後,獲授權簽署人必須簽妥及提交由系統匯出的核對表(附有交易參考編號及二維碼)以完成整個提交程序。

    *請注意,並非所有資料檔案均可經混合模式提交,詳情請參閱問題5。

  • 問5.
    在線模式與混合模式有何分別?

    它們是僱主電子報稅服務下兩種不同的提交模式。

    在線模式,獲授權簽署人可以使用他 / 她的「稅務易」密碼、「我的政府一站通」密碼或認可的個人數碼證書透過僱主電子報稅服務於網上完成整個提交程序。

    資料檔案須透過以下途徑擬備:

    • 於網上直接填寫 (所有僱主報稅表及通知書)
    • IR56 表格擬備工具 (IR56B及IR56F表格)
    • 稅務局IR56B軟件 (連同僱主報稅表遞交的年度IR56B表格)
    • 已獲稅務局批准的僱主自行設計軟件 (IR56B及IR56F表格)

     

    混合模式,僱主可指派一位人士透過僱主電子報稅服務先將資料檔案上載。在完成上載後,系統會匯出一份核對表(附有交易參考編號及二維碼)。獲授權簽署人須簽署及提交該文本核對表以完成整個提交程序。

    資料檔案須透過以下途徑擬備:

    • IR56 表格擬備工具 (IR56B及IR56F表格)
    • 稅務局IR56B軟件 (年度IR56B表格)
    • 已獲稅務局批准的僱主自行設計軟件 (IR56B及IR56F表格)
  • 問6.
    稅務代表如何代表其客戶經僱主電子報稅服務擬備及提交IR56F表格?

    稅務代表或任何由僱主委任的人士均可使用IR56表格擬備工具擬備IR56F資料檔案及經混合模式上載資料檔案。稅務代表須把核對表(附有交易參考編號及二維碼)交給僱主的獲授權簽署人簽署該核對表。簽妥的核對表須親身或以郵寄形式交回本局。

    此外,稅務代表亦可使用 “於網上直接填寫”下的 “擬備作稍後提交之用”服務擬備及儲存資料檔案,然後轉交獲授權簽署人以在線模式簽署及提交。

    請注意,不論以那種模式提交資料檔案,你均須輸入僱主確認碼。

  • 問7.
    現時 “於網上直接填寫”服務每次填寫及提交IR56B表格的上限為30張。我如何可以擬備更多的IR56B表格作提交年度報稅表之用?

    若僱主於提交年度僱主報稅表時需填報不多於800份IR56B表格,他們可於 “提交”服務下的在線模式或混合模式上載或提交一個由IR56表格擬備工具、稅務局IR56B軟件或已獲稅務局批准的僱主自行設計軟件所擬備的資料檔案。

    此外, 僱主如須於提交年度僱主報稅表時填報多於800份IR56B表格,僱主可經混合模式逐一上載多個資料檔案(內藏不多於800份IR56B表格)。

  • 問8.
    如在上載資料檔時出現錯誤信息,我應如何處理?

    如錯誤信息為「你暫未獲批准使用僱主自行製定IR56B電腦軟件」,你應聯絡稅務局,以便取得使用僱主自行設計軟件的書面批准,方可使用新的上載功能。有關規格要求的詳情,請參考稅務局網頁 [https://www.ird.gov.hk/chi/pdf/ir56b_spec_c.pdf] 。

    其他有關資料檔內紀錄的錯誤信息,你須離開僱主電子報稅服務,並在你的來源程式〔即IR56表格擬備工具、稅務局IR56B軟件或僱主自行設計軟件〕更正所有錯誤,然後製作一個已更正的資料檔,並再次上載。

  • 問9.
    為何在 “於網上直接填寫”及 “IR56表格擬備工具”擬備資料檔案時必要輸入「自選存檔碼」(“Self-selected Key”)?

    我們明白僱主關注電腦資料的保安。「自選存檔碼」有助防止不適當人士查閱檔案內僱員的敏感資料。

  • 問10.
    如果我忘記了「自選存檔碼」,應該怎辦?

    由於稅務局並無「自選存檔碼」的資料,因此不能提供任何協助以重設或尋回該存檔碼以開啟儲存的資料檔案。

  • 問11.
    我以往是使用稅務局IR56B軟件擬備IR56B表格的資料檔案,該資料檔案可否經僱主電子報税服務提交?

    如你使用稅務局IR56B軟件 〔4.1 或以上版本〕,你可匯出一個內藏不多於800個紀錄的資料檔案,並經僱主電子報税服務提交。有關匯出資料檔案的詳情,請參閱安裝及操作指南 - 以電腦格式擬備每年僱主填報的薪酬及退休金報稅表〔IR56B〕內的第9.2及9.3段。你可在稅務局網頁下載該操作指南。

  • 問12.
    我以往是使用稅務局IR56B軟件擬備IR56B表格的資料檔案,我應如何擬備一個IR56F資料檔案經僱主電子報税服務提交?

    如你曾以稅務局IR56B軟件擬備資料檔案,你可把該XML檔案內僱員的個人資料匯入至IR56表格擬備工具以擬備IR56F資料檔案。

    請參閱税務局 IR56B 軟件的安裝及操作指南第9.2及9.3段以了解如何透過該軟件匯出XML檔案。請選擇 “經互聯網上載資料檔案至「香港政府一站通」的僱主電子報税服務”。

    此外,IR56表格擬備工具亦可匯入透過 IR56 表格擬備工具 /僱主電子報税服務(DAT草稿檔案) 及已獲本局批准自行設計軟件所擬備的資料檔案(XML格式)內的僱員資料。

  • 問13.
    如僱主無需填交IR56B或IR56M表格,是否仍可以經僱主電子報稅服務提交BIR56A或IR6036B?

    僱主可使用僱主電子報稅服務的 “於網上直接填寫”以填報「無」IR56B的BIR56A表格及「無」IR56M的IR6036B表格。

    僱主可透過“於網上直接填寫”利用過往經網上填報及已提交的報稅表檔案,匯入有關僱主的資料〔簽署人職位、公司的電話和電郵地址〕,填報須提交的BIR56A表格。

    僱主亦可從過往經網上提交的IR6036B表格存檔,匯入有關僱主的資料,以填交IR6036B表格。

  • 問14.
    我是否可將 “於網上直接填寫”或 “IR56表格擬備工具”所擬備的資料檔案儲存於可攜式儲存裝置或列印文本表格交回本局?

    不可以, “於網上直接填寫”或 “IR56表格擬備工具”所擬備的資料檔案只可經僱主電子報税服務提交。本局不接受以可攜式儲存裝置或列印本形式交回有關表格。

    透過“於網上直接填寫”所擬備的資料檔案只可經在線模式提交;而透過由“IR56表格擬備工具” 所擬備的資料檔案只可經在線模式或混合模式提交。

  • 問15.
    為何必須輸入「僱主確認碼」(“Employer's Identification Code”)才可使用“於網上直接填寫”或經僱主電子報税服務上載或提交資料檔案?

    為保安理由,僱主須輸入「僱主確認碼」,以確認其身份,才可使用有關的僱主電子報税服務。「僱主確認碼」會每年更新,並列印在每年的僱主報税表(BIR56A)或支付酬金給僱員以外人士通知書的附信(IR6036A及IR6036B)上。

  • 問16.
    如果我遺失、忘記或有需要更改「僱主確認碼」,應該怎辦?

    「僱主確認碼」是列印在每年的僱主報税表(BIR56A)或支付酬金給僱員以外人士通知書的附信(IR6036A及IR6036B)上。

    如有需要,僱主須以書面形式申請新「僱主確認碼」。本局會於收到通知後7個工作天內將新確認碼寄給僱主。為保障僱主資料,本局不接納以電話/電郵形式,或透過「稅務易」提交有關申請。來函需由獲授權簽署人(即在每年的僱主報稅表BIR56A指明職銜的人士)簽署並請敘明簽署人姓名及職位、僱主檔案號碼、僱主名稱、聯絡電話,並加蓋公司印鑑。

  • 問17.
    在網上報稅時,我應如何簽署僱主報稅表?

    經在線模式提交僱主報稅表時,獲授權簽署人需使用他/她的「稅務易」通行密碼、「我的政府一站通」密碼或認可的個人數碼證書簽署報稅表。

  • 問18.
    僱主要經互聯網簽署及提交僱主報稅表,僱主本身是否須要先開立「稅務易」帳戶?

    現時只有個別人士可以開立「稅務易」帳戶。經在線模式提交僱主報稅表,獲授權簽署人(見問題3)須持有「稅務易」帳戶,方可在網上簽署及提交該僱主報稅表。

  • 問19.
    擬備僱主報稅表草稿時是使用英文的操作介面,我可否改用中文操作介面?

    可以。請在「第3步 -擬備資料檔案」版面的右上角按「English」或「繁體」鍵去轉換另一介面。

  • 問20.
    在僱主電子報稅服務提交了每年的僱主報稅表後,我發現遺漏申報一些僱員的IR56B表格,該怎麼辦?

    你可以更正年度報稅表。你可以在第3步-擬備資料檔案下選擇 “開始填寫僱主報稅表/通知書”。然後選擇 “更正及/或其他通知書”及 “補充/更正已提交的年度僱員薪酬及退休金報稅表/通知書”。

    接著你應於 IR56B表格“僱員資料”面頁下的表格類別選擇 “補充”,並填報遺漏的僱員的表格。

    如你需就先前同一僱員申報補加入息,你應在IR56B表格“僱員資料”面頁下的表格類別選擇 “附加”,並填報該僱員補加的收入。

  • 問21.
    我如何能確知已成功透過互聯網上載資料檔案或提交僱主報稅表?

    你透過互聯網上載資料檔案或提交僱主報稅表後,電腦螢幕上會即時顯示「確認書」,上面印有交易編號,表示稅務局已收到所上載的資料檔案或提交的僱主報稅表。如果你曾另外提供電郵地址接收「確認書」副本,稅務局會發出該副本到你指定的電郵地址。

    如你經混合模式上載資料檔案,系統會匯出一份附有交易參考編號及二維碼的核對表。獲授權簽署人須簽妥及提交文本核對表以完成整個提交程序。

  • 問22.
    我在提交透過IR56表格擬備工具、稅務局IR56B軟件或僱主自行設計軟件所擬備的資料檔案後,可否取得核對表及IR56B表格的副本?

    當你完成上載資料檔及提交了僱主報稅表後,你可以選擇以可攜式文件格式〔PDF〕儲存僱主報稅表及核對表;但是,這個報稅表檔案並不包括IR56B表格副本。你應從你的來源程式〔即IR56表格擬備工具、稅務局IR56B軟件或僱主自行設計軟件〕中列印IR56B表格,並將一份副本提供給有關僱員。

  • 問23.
    我應怎樣選擇儲存在“於網上直接填寫”擬備並提交的報稅表檔案?

    你可以ZIP格式儲存一個包含了所有的核對表、IR56表格及BIR56A/IR6036B〔如適用〕的壓縮檔案。成功下載後,你可經電腦的解壓功能獨立儲存為不同的檔案。

    請開啟或解壓有關檔案,確保成功下載後,才離開僱主電子報稅服務。

  • 問24.
    當我開啟草稿檔案以便繼續填寫時,在核對表中卻出現了一個612-E-0360的錯誤信息及顯示了三角形標記在一些IR56B紀錄旁,我不能按「繼續」鍵前往下一步。我應如何處理?

    三角形標記顯示在一些IR56B紀錄是由於該紀錄的資料未完成輸入,或未完成資料的有效性的檢查,在未完成上述步驟前你不能繼續往下一步。

    當你遇到上述情況,你應在有關的紀錄按下「更正資料」鍵,然後系統會轉至第四步「填寫僱員資料/收款人資料」讓你更正/輸入該紀錄的資料。如果有關紀錄尚有資料未曾輸入,請輸入有關資料然後按「繼續」。但如果你發現有關紀錄的資料已全部輸入妥當,三角形標記的出現,應該是由於該紀錄的資料的有效性的檢查在上次儲存草稿時仍未完成。要完成有效性的檢查,你應在第四步按「繼續」鍵,直至核對表再次顯示。

修訂日期:2019年9月
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