僱主電子報稅服務的常見問題

僱主可使用僱主電子報税服務於網上提交僱主報税表或通知書。僱主電子報税服務下的「提交僱主報税表/通知書」有兩項主要服務，分別為“擬備資料檔案”及 “提交”。

1)擬備資料檔案

(i) 於網上直接填寫

僱主可擬備年度僱主報税表(BIR56A/IR56B, IR6036B/IR56M)及通知書(IR56E/IR56F/IR56G)而每個資料檔案最多只可載有30份IR56表格。該資料檔案必須經在線模式提交。

(ii)IR56表格擬備工具 

僱主可擬備一個載有最多2,000份IR56B或IR56F表格的資料檔案。該資料檔案可經在線模式及混合模式提交。

2)提交

(i)在線模式 

獲授權簽署人必須透過其「税務易」帳戶或「智方便+」帳戶(具有數碼簽署功能)提交資料檔案。

(ii)混合模式

僱主可指派一位人士上載資料檔案。惟獲授權簽署人必須簽署及提交由系統所匯出的1頁(即封面頁)核對表(附有交易參考編號及二維碼)以完成整個提交程序。如所擬備的 IR56B 資料檔案是用作年度提交，該簽妥的核對表便須連同該年度已簽妥的文本報税表 (BIR56A) 一併提交。

僱主電子報税服務已把這兩項服務合併為「提交僱主報税表/通知書」。你可於目錄頁下選擇 “提交僱主報税表”以使用僱主電子報税服務。

"獲授權簽署人"指屬以下其中一個身分的人士：

• 獨資經營業務的東主
• 合夥業務的首合夥人
• 法團的董事、公司秘書或經理、投資經理(只適用於開放式基金型公司)、臨時清盤人或清盤人
• 團體的主要職員
• 非居港人士的代理人

如經在線模式提交資料檔案，你必須是獲授權簽署人並須使用你的「税務易」密碼、「我的政府一站通」密碼、認可的個人數碼證書或「智方便+」帳戶(具有數碼簽署功能)，簽署及提交僱主報税表/通知書。

另外，獲僱主委任的任何人士（如會計職員、税務代表），不論是否有「税務易」帳戶，均可先經混合模式*上載資料檔案。然後，獲授權簽署人必須簽妥及提交由系統匯出的1頁(即封面頁)核對表(附有交易參考編號及二維碼)以完成整個提交程序。

*請注意，並非所有資料檔案均可經混合模式提交，詳情請參閱問題5。

它們是僱主電子報税服務下兩種不同的提交模式。

於在線模式，獲授權簽署人可以使用他 / 她的「税務易」密碼、「我的政府一站通」密碼、認可的個人數碼證書或「智方便+」帳戶(具有數碼簽署功能)透過僱主電子報税服務於網上完成整個提交程序。

資料檔案須透過以下途徑擬備：

• 於網上直接填寫 (所有僱主報税表及通知書)
• IR56 表格擬備工具 (IR56B及IR56F表格)
• 已獲税務局批准的僱主自行設計軟件 (IR56B及IR56F表格)

於混合模式，僱主可指派一位人士透過僱主電子報税服務先將資料檔案上載。在完成上載後，系統會匯出1頁(即封面頁)核對表(附有交易參考編號及二維碼)。獲授權簽署人須簽署及提交該文本核對表以完成整個提交程序。

資料檔案須透過以下途徑擬備：

• IR56 表格擬備工具 (IR56B及IR56F表格)
• 已獲税務局批准的僱主自行設計軟件 (IR56B及IR56F表格)

税務代表或任何由僱主委任的人士均可使用IR56表格擬備工具擬備IR56F資料檔案及經混合模式上載資料檔案。税務代表須把1頁(即封面頁)核對表(附有交易參考編號及二維碼)交給僱主的獲授權簽署人簽署該核對表。簽妥的核對表須親身或以郵寄形式交回本局。

此外，税務代表亦可使用 “於網上直接填寫”下的 “擬備作稍後提交之用”服務擬備及儲存資料檔案，然後轉交獲授權簽署人以在線模式簽署及提交。

請注意，不論以那種模式提交資料檔案，你均須輸入僱主確認碼。

僱主可選擇以IR56表格擬備工具編製一個內藏不多於2,000份IR56B表格的資料檔案或以已獲税務局批准的僱主自行設計軟件編製一個內藏不多於5,000份IR56B表格的資料檔案，然後於“提交”服務下的在線模式或混合模式上載該資料檔案作提交年度報税表之用。

如經混合模式上載，僱主每天可上載不多於上述上限的IR56B表格的資料檔案作提交年度報税表之用。然而，僱主須確保簽妥及提交所有1頁(即封面頁)核對表及文本僱主報税表(BIR56A)以完成整個提交年度報税表程序。

如錯誤信息為「你暫未獲批准使用僱主自行製定IR56B電腦軟件」，你應聯絡税務局，以便取得使用僱主自行設計軟件的書面批准，方可使用該上載功能。有關規格要求的詳情，請參考税務局網頁 [https://www.ird.gov.hk/chi/pdf/ir56b_spec_c.pdf] 。

其他有關資料檔內紀錄的錯誤信息，你須離開僱主電子報税服務，並在你的來源程式〔即IR56表格擬備工具或僱主自行設計軟件〕更正所有錯誤，然後製作一個已更正的資料檔，並再次上載。

我們明白僱主關注電腦資料的保安。「自選存檔碼」有助防止不適當人士查閱檔案內僱員的敏感資料。

由於税務局並無「自選存檔碼」的資料，因此不能提供任何協助以重設或尋回該存檔碼以開啟儲存的資料檔案。

請參閱税務局網站的常見問題第38號。

如你曾以税務局IR56B軟件擬備資料檔案，你可把該XML檔案內僱員的個人資料匯入至IR56表格擬備工具以擬備IR56F資料檔案。

請參閱税務局 IR56B 軟件的安裝及操作指南第9.2及9.3段以了解如何透過該軟件匯出XML檔案。請選擇 “經互聯網上載資料檔案至「香港政府一站通」的僱主電子報税服務”。

此外，IR56表格擬備工具亦可匯入透過 IR56 表格擬備工具 /僱主電子報税服務(DAT草稿檔案) 及已獲本局批准自行設計軟件所擬備的資料檔案(XML格式)內的僱員資料。

僱主可使用僱主電子報税服務的 “於網上直接填寫”以填報「無」IR56B的BIR56A表格及「無」IR56M的IR6036B表格。

僱主可透過“於網上直接填寫”利用過往經網上填報及已提交的報税表檔案，匯入有關僱主的資料〔簽署人職位、公司的電話和電郵地址〕，填報須提交的BIR56A表格。

僱主亦可從過往經網上提交的IR6036B表格存檔，匯入有關僱主的資料，以填交IR6036B表格。

不可以， “於網上直接填寫”或 “IR56表格擬備工具”所擬備的資料檔案只可經僱主電子報税服務提交。本局不接受以可攜式儲存裝置或列印本形式交回有關表格。

透過“於網上直接填寫”所擬備的資料檔案只可經在線模式提交；而透過由“IR56表格擬備工具” 所擬備的資料檔案只可經在線模式或混合模式提交。

為保安理由，僱主須輸入「僱主確認碼」，以確認其身份，才可使用有關的僱主電子報税服務。「僱主確認碼」會每年更新，並列印在每年的僱主報税表（BIR56A）或支付酬金給僱員以外人士通知書的附信(IR6036A及IR6036B)上。

「僱主確認碼」是列印在每年的僱主報税表（BIR56A）或支付酬金給僱員以外人士通知書的附信(IR6036A及IR6036B)上。

如有需要，僱主須以書面形式申請新「僱主確認碼」。本局會於收到通知後7個工作天內將新確認碼寄給僱主。為保障僱主資料，本局不接納以電話／電郵形式，或透過「税務易」提交有關申請。來函需由獲授權簽署人(即在每年的僱主報税表BIR56A指明職銜的人士)簽署並請敘明簽署人姓名及職位、僱主檔案號碼、僱主名稱、聯絡電話，並加蓋公司印鑑。

經在線模式提交僱主報税表時，獲授權簽署人需使用他/她的「税務易」通行密碼、「我的政府一站通」密碼、認可的個人數碼證書或「智方便+」帳戶(具有數碼簽署功能)簽署報税表。

現時只有個別人士可以開立「税務易」帳戶。經在線模式提交僱主報税表，獲授權簽署人(見問題3)須持有「税務易」帳戶或「智方便+」帳戶(具有數碼簽署功能)，方可在網上簽署及提交該僱主報税表。

「税務易」的僱主電子報税服務容許獲授權簽署人以僱主代表的身份，透過其個人「税務易」帳戶，經在線模式填寫及提交僱主報税表和IR56的數據資料檔案(如有的話)。當獲授權簽署人使用其個人「税務易」帳戶進行電子報税時，除了他／她作為「税務易」帳戶持有人以外，不會有其他人知悉其個人的税務資料，以及其為僱主填報僱主報税表所申報的資料。此外，「税務易」目前的僱主電子報税服務，不容許事後檢索已提交的僱主報税表和數據紀錄。因此，經個人「税務易」帳戶提交僱主報税表不存在有關私隱及保密性的疑慮。

可以。請在「第3步 －擬備資料檔案」版面的右上角按「English」或「繁體」鍵去轉換另一介面。

如你要提交遺漏申報僱員的IR56B表格，你可以選擇下列方法：

1. 使用"於網上直接填寫"並經僱主電子報稅服務提交，或
2. 使用IR56表格擬備工具 / 獲批准的自行設計軟件製備 「補充」IR56B表格的資料檔案，並經僱主電子報稅服務提交，或
3. 提交文本「補充」的IR56B表格。稅務局不接受以影印本 / 圖文傳真本 / 掃描本交回的表格。

"於網上直接填寫"或 "補加或修改已提交的僱主報稅表"知多些。

你透過互聯網上載資料檔案或提交僱主報税表後，電腦螢幕上會即時顯示「確認書」，上面印有交易編號，表示税務局已收到所上載的資料檔案或提交的僱主報税表。如果你曾另外提供電郵地址接收「確認書」副本，税務局會發出該副本到你指定的電郵地址。

如你經混合模式上載資料檔案，系統會匯出一份附有交易參考編號及二維碼的1頁(即封面頁)文本核對表。獲授權簽署人須簽妥及提交文本核對表以完成整個提交程序。

當你完成上載資料檔及提交了僱主報税表後，你可以選擇以可攜式文件格式〔PDF〕儲存僱主報税表及核對表；但是，這個報税表檔案並不包括IR56B表格副本。你應從你的來源程式〔即IR56表格擬備工具或僱主自行設計軟件〕中列印IR56B表格，並將一份副本提供給有關僱員。

在成功提交後，系統會提示你儲存所有遞交的文件(即一個包含了核對表、IR56表格及BIR56A/IR6036B(如適用))的壓縮檔案於你的電腦以作記錄之用。

請開啟或解壓有關檔案，確保成功下載後，才離開僱主電子報税服務。

三角形標記顯示在一些IR56B紀錄是由於該紀錄的資料未完成輸入，或未完成資料的有效性的檢查，在未完成上述步驟前你不能繼續往下一步。

當你遇到上述情況，你應在有關的紀錄按下「更正資料」鍵，然後系統會轉至第三步「填寫僱員資料/收款人資料」讓你更正/輸入該紀錄的資料。如果有關紀錄尚有資料未曾輸入，請輸入有關資料然後按「繼續」。但如果你發現有關紀錄的資料已全部輸入妥當，三角形標記的出現，應該是由於該紀錄的資料的有效性的檢查在上次儲存草稿時仍未完成。要完成有效性的檢查，你應在第三步按「繼續」鍵，直至核對表再次顯示。

僱主可使用自行設計軟件編製符合本局規格要求電腦格式的 IR56 表格。但僱主必須透過網上電子服務向本局作出申請及批核才可編製及遞交有關電腦格式的表格。

為便利僱主履行其税務責任，新税務網站向僱主提供以下的新線上服務:

1. 線上管理僱主檔案資料。
2. 檢視僱主報税表(即BIR56A表格)及IR6036B表格申報狀況。
3. 檢索經「在線模式」提交的電子版BIR56A 及電子版IR6036B。但與其一同遞交的IR56B表格及IR56M表格不能在線上檢索。
4. 使用IR56表格擬備工具擬備所有IR56表格 (IR56B/E/F/G/M)
5. 毋須輸入「僱主確認碼」便可於網上提交僱主報税表及IR56表格。
6. 接收有關僱主報税表即將到期的電子訊息及提示。

向僱主提供的線上服務可透過以下途徑接達:

1. 「個人税務網站」：
   1. 如僱主為一所獨資業務，其東主持有的「個人税務網站」帳戶。
2. 「商業税務網站(BTP)」：
   1. BTP用戶帳戶，其持有人在相關僱主的BTP公司帳戶下獲委任為：
      1. BTP帳戶管理員；或
      2. BTP授權用戶並獲委派處理僱主事宜。