常见问题

1. 我怎样才知道我是否参与局／部门或政府物流服务署的现有供应商?

你可以联络我们的热线，查询你是否已是参与局／部门或政府物流服务署的现有供应商。

电子采购热线

2. 我是其他政府部门的供应商，该参与局／部门会否与其他政府部门共用我的资料?

供应商的资料只会供参与局／部门使用。如果你与其他政府部门有商务往来，你必须透过相关部门的既定渠道，提供他们所需的资料。

3. 「电子采购计划」所提供的电子服务和由政府物流服务署推行的「电子投标箱」有何不同?

「电子采购计划」所提供的电子服务，是供各供应商和参与局／部门利用电子方式采购价值不超逾136万港元的货品和非建筑服务，以及不超逾300万港元的顾问服务。「电子投标箱」的设计，则主要用来处理政府物流服务署的招标项目。

4. 我想知道更多有关UNSPSC代码的资讯。

UNSPSC代码是一个全球性丶跨产业的电子商贸公开标准，能便捷而准确地把产品分类和予以识别，以更有效和有意义的方式来规范市场资讯和采购统计，从而方便分析采购趋势和要求。你可参考其网站，以了解详情。

UNSPSC网站

5. 「电子采购计划」所提供的电子服务安全吗?

「电子采购计划」所提供的电子服务均能符合政府资讯科技系统所沿用的安全指引和认证框架的规定。敏感资料於传输和储存时，会根据既定的指引和程序予以加密及监控保护。此外，我们亦会实施其他措施，包括权限控制丶监察记录及定期安全审查，以确保系统和资料的安全。

6. 其他供应商/承建商是否可以从电子采购系统中得悉我的报价资料?

电子采购系统会符合政府的安全指引和认证框架的规定，只有获政府授权的人士才可得悉供应商/承建商的报价。此外，供应商/承建商方面亦应妥善保存自己的资料（如把文件档案加密或以密码保护），尽量减少风险，以确保资料的安全。有关资讯安全的详情，请参阅资讯安全网网站。

资讯安全网网站

7. 「电子采购计划」所提供电子服务对系统的要求?

你可以在个人电脑上接达互联网，以使用电子服务。系统的最低要求详情，请参阅使用「香港政府一站通」的系统需求。

使用「香港政府一站通」的系统需求

8. 如果我对「电子采购计划」及其相关电子服务有问题，我可以怎样做?

如有任何查询，请联络我们的热线。

电子采购热线

1. 在首次登入後，是否必须更改启动帐户的用户编号和个人密码?

基於安全理由，系统会提示供应商在首次登入後，为主帐户持有人设立新的用户编号和密码。

2. 是否可以多个识别码接收报价邀请书？

如你是主帐户持有人，可设立最多20个子帐户，以接收报价邀请书和提交报价。

3. 如忘记密码，应怎样重设?

如你是子帐户持有人，可请主帐户重设密码。如你是主帐户持有人，便须填妥“重发用户编号及密码申请表格”，并向电子采购计划办公室提交，以便办理重设密码手续。

网上提交重发用户编号及密码申请表格

或

下载重发用户编号及密码申请表格

4. 如忘记帐户名称和密码，该怎麽办?

如你是子帐户持有人，可请主帐户协助。如你是主帐户持有人，便须填妥“重发用户编号及密码申请表格”，并向电子采购计划办公室提交，以便恢复你的帐户名称和密码。

网上提交重发用户编号及密码申请表格

或

下载重发用户编号及密码申请表格

5. 如无法登入电子采购系统，该怎麽办?

如无法登入系统，请确保用户编号和密码输入正确。如果你是用数码证书登入，请确保你上载的数码证书已登记，并输入正确的电子证书启动密码。你也可查看网上的常见问题，或致电我们的热线查询。

电子采购热线

遇上登入问题?

6. 本公司易名，应如何在系统更新?

如供应商名称有所改变，便须填妥“更改资料申请表”，并向电子采购计划办公室提交，以便作出修订。

网上提交改资料申请表

或

下载更改资料申请表

7. 主帐户持有人已不再是本公司员工，应如何更改帐户资料?

你须填妥“重发用户编号及密码申请表格”，并向电子采购计划办公室提交，以便中止该帐户。

网上提交重发用户编号及密码申请表格

或

下载重发用户编号及密码申请表格

8. 如果我的子账户人员离开了该职位，我该怎样处理?

当子账户用户离职后，主账户持有人应及时关闭该用户的电子账户服务。（详情请参考《更新公司资料及联络名单》用户手册）。

9. 如何确保能透过报价邀请，获取所有相关资讯？

你应使用“公司简介资料管理”功能，更新贵公司的简介资料，并使用“帐户管理”功能，更新所有用户帐户的电邮联络方法。

10. 主帐户与子帐户有何分别?

请参阅以下表格 :

1. 「智方便」是什么？

「智方便」流动应用程式提供一站式个人化数码服务平台， 让用户以智能方式，更方便地利用个人流动电话登入及使用网上服务。詳情請瀏覽
    "www.iamsmart.gov.hk"。

2. 我怎样才能用「智方便」登入电子采购系统？

你必须先在电子采购系统把你的帐户绑定「智方便」才能使用「智方便」登入。详情请参阅用户手册《适用于非工程采购》 -> 《登入电子采购系统》,了解绑定「智方便」的方法。

3. 我可以在电子采购系统使用「智方便」?

所有非工程采购供应商的帐户，只要主帐户持有人允许，均可使用「智方便」登入系统。

4. 我已登记成为「智方便」用户，为什么我不能把我的帐户绑定「智方便」？

如果你的公司属工程采购供应商，或你未得主帐户持有人允许，便不能绑定「智方便」。

5. 我已绑定了「智方便」，为什么我不能用「智方便」登入？

主帐户持有人可以随时解除子帐户绑定了的「智方便」。当主帐户持有人重设子帐户密码、停用及或删除子帐户时，也会自动解除绑定「智方便」。

6. 如何授权子账户用户使用「智方便」登入电子采购系统？

主账户持有人可通过《公司简介》-> 《联络人名单》功能授予子账户权限使用「智方便」登入电子采购系统。详情请参考《适用于非工程采购》-> 《更新公司资料及联络名单》用户手册。

1. 数码证书的费用为多少?

各服务提供者收费不一但费用颇低。有关详情，请向香港邮政或电子核证服务有限公司查询。

香港邮政

电子核证服务有限公司

2. 数码证书在公司层面签发，还是我必须亲自申请?

公司和个人层面均可。系统同时接受团体和个人证书作登入之用。

3. 现有的纸张方式会否被这种电子方式所取代? 如会，将於何时?

不会。「电子采购计划」同时容许人手和电子采购方式。不过，我们建议你使用电子服务，因为这可帮助你提高使用“电子商贸”的能力。

1. 如要使用电子采购系统所提供的电子服务，需要什麽软件和设定?

所需的软件和设定如下：

「香港政府一站通」网上服务的系统需求

2. 电子采购系统的电子服务采用什麽方法认证?

电子采购系统的电子服务采用以下方法认证：

（a）用户编号和密码；以及

（b）用户编号和数码证书；以及

（c）「智方便」。

3. 电子采购系统支援哪类数码证书?

电子采购系统的电子服务支援下列数码证书作登入之用：

个人数码证书

- 香港邮政电子证书（个人）

- 电子核证个人 ID-Cert 类别一

机构数码证书

- 香港邮政电子证书（机构）

- 电子核证机构 ID-Cert 类别二

- 电子核证机构 ID-Cert 类别五

4. 当我透过Adobe Reader检视采购订单上的数码签署时，出现了「有效性不详」的讯息。我该怎麽办?

Adobe Reader不确认香港邮政发出的电子证书，所以显示该讯息。下文说明检视数码签署及电子证书的步骤：

1. 滑鼠右击“由“XXXXXX”签署”然後选择“验证签名”

2. 按“签名内容”;

3. 按“显示认证”;

4. 在“签发者”显示“Hongkong Post e-Cert CA 1”。

为避免再次出现，你可以对Adobe Reader进行设定，以便确认香港邮政发出的电子证书。下文说明设定Adobe Reader 8.x的步骤，其他较新的版本亦可能须作类似设定。

1. 请登入香港邮政网页，按指示下载香港邮政根源证书：

香港邮政根源证书

2. 启动 Adobe Reader（版本 8.x），从清单上选取“文件”->“管理信任的身分”；

3. 按“新增连络人”然後再按“浏览”；

4. 选取从香港邮政网页所下载的证书档案，然後按“开?”；

5. 在“连络人”栏内选取“Hongkong Post e-Cert CA1”根源证书；

6. 在“证书”栏内选取“Hongkong Post e-Cert CA1”根源证书，然後按“信任”;

7. 在“信任”栏内选取“签名且作为信任的根”和“认证的文件”，然後按“确定”；

8. 按“读入”，然後按“确定”完成设定；

9. 重复步骤3至8，以确定信任“Hongkong Post Root CA1”根源证书。

1. 我可从电子采购系统下载和取得什麽文件/报价说明?

如获邀某项报价，你会收到系统发出的电子通知。电子采购系统可让你查阅报价通知及下载报价规格。你也可以在网上提交你的报价。

2. 如何寻找报价邀请书?

你可点击邀请通知书的超连结，然後登入电子采购系统，或透过入门网站，直接登入电子采购系统。

3. 为什麽我找不到报价邀请书?

如你未获邀请报价，或报价邀请在超过１年之前已经截止，便不会找到报价邀请书。

1. 透过电子采购系统提交报价，上载文件容量有没有上限?

提交报价时，总文件容量的上限为12MB。电子采购系统将不会接受任何报价文件超过此上限。电子采购计划办公室将参照电子交易的需要，定期检讨此上限。

2. 网上报价功能可接受什麽类型的文件?

网上报价功能在这个阶段可接受的文件类型包括 - Adobe Acrobat（.PDF）和微软办公室档案（.doc丶.docx丶.xls和.xlsx）。电子采购计划办公室将参照电子交易的需要，定期检讨文件类型。你必须确保透过电子采购系统所提交的文件没有病毒，不包含任何巨集，不设定唯读及密码保护。

3. 如果任何一个报价文件中发现病毒，电子采购系统会否清理病毒或通知我们发送另一个无病毒的文件呢?

电子采购系统将不会开启任何有病毒的文件，也不会通知供应商有关这类问题。这是供应商的责任，以确保所提交的文件没有病毒。在提供报价时，若发现资料受病毒污染，所提供的报价将被视为无效，并且不会进一步处理。

4. 我是一个主帐户持有人，有20个子帐户，我们会否收到相同的密码以作电子报价?

不会，每个报价邀请都会发送一个独一无二的报价邀请码给每个帐户。请注意，提交电子报价时，你必须使用你的帐户和报价邀请码。

5. 我是一个主帐户持有人，如果我的子帐户在网上提交了报价，我会否收到通知?

会，任何一个子帐户在网上提交了报价後，系统会发送确认电邮到主帐户的电邮地址。

1. 如何启用电子发票功能?

如果你是主帐户，请登入电子采购系统及使用“帐户管理”>“子帐户管理”功能指派电子发票功能权限。

2. 有哪类“电子发票通知”的电邮将会收到?

在提交“电子发票”後，提交“电子发票”本人和已授予“接收电子发票通知”权限的帐户将会收到“电子发票通知”的电邮。如果电子发票被拒绝，也会收到电邮通知。

3. 电子发票子帐户数量有什麽限制?

电子发票是电子采购系统中的一个部份，会共用同一套帐户，子帐户的数量最多为20个。

4. 在电子发票提交的附件大小有什麽限制?

电子发票是电子采购系统中的一个部份，提交附件的上限同样是12MB。电子采购系统将不会接受超过此上限的所有附件。电子采购计划办公室将参照电子交易的需要，定期检讨此上限。

5. 在电子发票提交的附件类型有什麽限制?

电子发票是电子采购系统中的一个部份，提交附件类型同样是Adobe Acrobat（.pdf）和微软办公室档案（.doc丶.docx丶.xls和.xlsx）。电子采购计划办公室将参照电子交易的需要，定期检讨文件类型。你必须确保透过电子采购系统所提交的文件没有病毒，不包含任何巨集，不设定唯读及密码保护。

6. 我如何知道电子发票被拒绝?

当电子发票被拒绝，提交“电子发票”本人和已授予“接收电子发票通知”权限的帐户将收到“电子发票通知”的电邮。此外，您可以登入电子采购系统检查电子发票状况。

7. 如何处理部分付款?

当新增电子发票时，系统将自动填写采购订单上未支付的数量和金额在电子发票上，你可以基於你的需要调整数量和金额。

8. 发票号码有什麽规格?

系统接受30个字母和数字字符的发票号码。由於电子采购预留了前置“EPS-EINV-”供内部使用，请不要使用这个前置为你的发票号码。除此之外，便没有其他限制。

9. 如果某张发票已被拒绝，是否可以再用同一发票号码递交另外一张发票?

是可以的。

10. 如何处理采购卡付款的电子发票?

只要你在电子采购系统上找到你的采购订单，你便可以提交电子发票给我们。之後，你可以按照现有的程序去处理有关采购卡的付款。

11. 电子发票结构化信息的文件格式标准是什麽?

它是基於UBL.2.0标准作出轻微修改。

12. 电子发票结构化信息渠道的传输标准是什麽?

它支持OASIS ebXML Messaging Services Specification 2.0 版本的标准。 详情可浏览OASIS ebXML Messaging Services Specification 2.0 版本的网站或联络我们的热线。

OASIS ebXML Messaging Services Specification 2.0 版本文件

电子采购热线

13. 设立电子发票结构化信息渠道所需的硬件和软件是什麽?

其中一个选择是使用Hermes Messaging Gateway 2.0（H2O）（这是香港大学开发的一个开放源代码软件）。有关H2O所需的硬件和软件，可浏览H2O的网站或联络我们的热线。

Hermes Messaging Gateway 2.0（H2O）文件

电子采购热线

1. What kind of the Brief documents can I download and bid in the e-Procurement System?

When you are invited for a particular proposal, you will receive electronic notification from the system. The e-Procurement System will allow you to view the invitation to proposal notice and download the Brief. You have to submit your response and proposal online.

2. How can I search for an Invitation to Proposal?

You may click the hyperlink in the email notification for invitation to proposal and then login the e-Procurement System; or login directly to the e-Procurement System via this web site.

3. Why can't I search an Invitation to Proposal?

You cannot search an Invitation to Proposal if you are not invited for the proposals submission or the invitation has been closed over 12 months ago.

1. Is there a limit for the file size of a proposal offer for submission through the e-Procurement System?

The total file size of all documents attached to your proposal offer is limited to 60 MB. The e-Procurement System will not accept any proposals offer exceeding this limit. The e-Procurement Programme Office will review this limit with reference to the requirement for electronic transaction from time to time.

2. What are the file types accepted by the e-submission function for proposal?

The file types accepted by the e-submission function at this stage include – Adobe Acrobat (.pdf) and Microsoft Office documents (.doc, .docx, .xls and .xlsx) only. The e-Procurement Programme Office will review file types to be accepted with reference to the requirement for electronic transaction from time to time. You must ensure that the files submitted through the e-Procurement System are free of computer viruses, not embedded with any macros, not set as read only and not protected by password.

3. If any files attached to my proposal offer have virus, will the e-Procurement System clean the virus or notice us to send a virus-free document again?

The e-Procurement System will neither open any documents with virus nor inform contractors about such problem. It is the responsibility of contractors to ensure that the documents submitted are virus-free. In the event of proposals offer and material are found contaminated with virus, the proposals offer submitted will be treated as invalidated and will not be further processed.

4. I am a master account holder and have 30 sub-accounts, will all of us receive the same secret code for the e-submission?

No, each account will receive a unique secret code for each invitation. Please be reminded account holder must use his/her own account and secret code for e-submission.

5. I am a master account holder, will I be notified if my sub-account has submitted proposals online?

No, the system only sends email acknowledgement to the relevant account(s) (including master and sub-account) of Category or Group for the SOA-QPS.